6 Persyaratan Utama Sertifikasi ISO Terbaru

Banyak pertanyaan yang muncul tentang bagaimana proses ataupun persyaratan tentang cara mendapatkan sertifikat ISO. Sebelum membahas proses dan persyaratan sertifikasi ISO, kita perlu memahami dulu apa itu ISO dan untuk siapa ISO diterbitkan. Setelah itu kita akan membahas apa saja yang menjadi persyaratan dan seperti apa prosesnya.

ISO adalah sebuah standar sistem manajemen yang diakui secara internasional, saat ini lebih dari 170 negara mengadopsi standar ISO ini. ISO diterbitkan oleh lembaga bernama International Standarization for Organzation yang berpusat di Swiss. Sertifikat ISO ini diberikan dan melekat pada organisasi atau perusahaan, dan masa berlaku sertifikatnya adalah 3 (tiga) tahun. Namun setiap tahun akan dilakukan audit pengawasan untuk dilakukan pengecekan apakah standar yang diterapkan dijalankan dengan baik atau tidak.

Standar ISO mulai tahun 2015 bersifat HLS (High Level Structure) yang mana dapat diintegrasikan dengan standar sistem manajemen ISO yang lain. HLS adalah sebuah struktur atau kerangka umum yang digunakan dalam pengembangan standar sistem manajemen ISO. Sederhananya, HLS ini seperti “daftar isi” atau “blueprint” yang sama untuk semua standar ISO yang baru atau yang direvisi. Tujuan utama dari HLS adalah untuk menyatukan struktur dan persyaratan dari berbagai standar ISO, sehingga lebih mudah dipahami, diimplementasikan, dan diintegrasikan.

Persyaratan Sertifikasi ISO

Sesuai dengan struktur HLS, yang mempermudah dalam integrasi antar standar, maka organisasi harus memenuhi persyaratan sesuai dengan klausul pada ISO, diantaranya sebagai berikut:

Konteks Organisasi

Di dalam konteks organisasi ini organisasi harus menjabarkan apa saja yang sedang menjadi tujuan dari organisasi, mulai dari:

• Menganalisa kebutuhan dan harapan organisasi.
• Menentukan ruang lingkup untuk penerapan sistem manajemen.
• Menentukan isu – isu yang berkaitan dengan proses bisnis organiasi.

Kepemimpinan

Di dalam kepemimpinan di sini adalah, komitmen dari top manajemen untuk menerapkan sistem manajemen di organisasi, mulai dari:

• Menetapkan kebijakan.
• Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab organisasi, bahkan menunjuk tim yang berfungsi untuk mengawasi proses sistem manajemen.

Perencanaan

Di dalam perencanaan, organisasi harus melakukan analisa dari setiap proses bisnis berdasarkan pada konteks organisasi yang telah diidentifikasi pada tahap pertama. Perencanaan meliputi:

• Melakukan analisa dan menentukan tindakan untuk menangani risiko dan peluang.
• Menentukan sasaran dan cara bagaimana mencapainya.
• Merencanakan jika terdapat perubahan di dalam proses bisnis.

Support/Dukungan

Support atau dukungan mencakup banyak hal, diantaranya:

• Memenuhi sumber daya, sumber daya di sini mencakup banyak hal, mulai dari orang, infrastruktur, lingkungan operasional, sumber daya untuk monitoring dan measuring process, dan pengetahuan organisasi.
• Menentukan, memastikan, memenuhi, dan menyimpan bukti kompetensi untuk setiap proses bisnis yang dijalankan.
• Memberikan peahaman terhadap seluruh elemen yang berada di dalam organisasi bahwa telah menerapkan sistem manajemen berstandar ISO.
• Melakukan komunikasi baik internal maupun eksternal. Komunikasi ini dimaksudkan untuk organisasi dapat lebih efisien dalam menjalankan proses bisnis
• Melakukan dokumentasi, organisasi harus membuat dan memperbarui dokumentasi yang dibutuhkan organisasi dalam menjalankan standar ISO. Selain membuat dan memperbarui organisasi juga perlu menjaga dan mengendalikan dokumentasi tersebut.

Operasi

Organisasi harus menjalankan seluruh tahapan yang telah dilakukan pada tahap 1 hingga tahap 4.

Hasil Evaluasi

Untuk sertifikasi ISO, organiasi perlu melakukan evaluasi untuk apa saja yang telah dilakukan pada tahap 5 harus dilakukan evaluasi secara rutin, diantaranya:

• Melakukan monitoring, pengukuran, analisis, dan evaluasi dari setiap proses bisnis.
• Melakukan internal audit secara rutin sesuai dengan interval yang ditentukan oleh organisasi.

Peningkatan dan Perbaikan

Pada standar ISO memiliki konsep continuous improvement, yang mana hasil dari evaluasi jika ditemukan ketikasesuaian atau kekurangan harus dilakukan perbaikan. Jika hasil dari evaluasi menunjukkan hal positif maka tetap harus dilakukan peningkatan.