Contoh SOP Perusahaan Manufaktur Berstandar ISO 9001 – OSI Konsultan
Contents
- 1 Prosedur Pemesanan Produk
- 2 Perancangan Produk
- 3 Pembelian Bahan Baku
- 4 Prosedur Produksi dan Pengujian
- 5 Prosedur Kalibrasi
- 6 Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai
- 7 Prosedur Gudang
- 8 Prosedur Pengemasan dan Pengiriman Produk
- 9 Prosedur Pengukuran Kepuasan Distributor
- 10 Hubungi kami untuk informasi konsultasi
Pada industri manufaktur pada umumnya memiliki alur proses yang mencakup dari pemesanan, perancangan, proses produksi dan kendali mutu, kalibrasi alat ukur, proses penyimpanan, pendistribusian ke pelanggan, serta penagihan dan pembayaran distributor. Proses tersebut harus dilakukan kontrol dalam sebuah prosedur kerja yang bertujuan untuk memastikan mutu dan spesifikasi pelanggan dapat tercapai.
Prosedur Pemesanan Produk
Tujuan prosedur pemesanan produk untuk memastikan perusahaan mampu untuk:
- Melakukan komunikasi secara efektif dengan distributor
- Mendokumentasikan pesanan yang dilakukan oleh distributor
- Meninjau pesanan distributor dan memastikan memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhannya
Administrasi pesanan distributor ditinjau dari:
- Jumlah pesanan
- Waktu kapan dibutuhkan
- Lokasi pengiriman
- Persyaratan pembayaran
- Dan persyaratan lainnya
Jika pesanan distributor belum terpenuhi, maka distributor harus diinformasikan kapan dapat dipenuhi.
Bagian pemasaran menginformasikan kepada bagian logistic untuk mempersiapkan produk.
Kinerja yang diukur adalah:
- Tidak ada keluhan mengenai kekurangan atau produk tidak lengkap bahkan salah kirim.
- Produk terkirim tepat waktu sesuai pesanan.
Dokumentasi yang perlu disiapkan
- Company profile dan brosur
- Database distributor
- Form pemesanan
Perancangan Produk
Tujuan perancangan produk untuk memastikan perusahaan dapat:
- Membuat perancangan produk
- Menetapkan persyaratan pelanggan sebagai masukan perancangan
- Meninjau rancangan produk
- Melakukan validasi terhadap prototipe
- Mendokumentasikan perancangan
- Control perubahan rancangan
Kinerja yang ditetapkan adalah:
- Dokumen rancangan produk terbaru dan lengkap
- Desain produk harus disetujui sebelum masuk produksi
Dokumentasi yang disimpan antara lain adalah: desain plan, desain review, desain verifikasi, desain validasi dan juga spesifikasi teknis.
Pembelian Bahan Baku
Tujuan prosedur ini memastikan perusahaan dapat:
- Membeli komponen dengan sesuai spesifikasi dan rancangan
- Melakukan evaluasi pemasok
- Pemeriksaan kesesuaian komponen yang dating
- Menceah terjadinya penurunan kualitas selama disimpan
Bagian produksi membuat purchase requisition kepada bagian logistik. Bagian logistic membuat purchase order kepada pemasok. Pemasok maupun jasa harus terdapat dalam daftar distributor terseleksi perusahaan.
Seleksi pemasok dengan kriteria sebagai berikut:
- Harga:
- Baik – apabila sesuai dengan harga pasar
- Sedang – apabila di atas harga pasar s/d 10%
- Kurang – apabila harga lebih dari 10% harga pasar
- Mutu:
- Baik – bahan baku terkenal dan mempunyai standar produk yang jelas dan atau memiliki sertifikasi produk seperti ISO 9001
- Sedang – jika bahan baku cukup terkenal dan mempunyai standar spesifikasi yang jelas
- Kurang – apabila tidak memiliki standar spesifikasi produk
- Pelayanan
- Baik – layanan purna jual dijanjikan baik
- Sedang – layanan purna jual dijanjikan cukup baik
- Buruk – tidak punya komitmen terhadap purna jual
- Pembayaran
- Baik – jika pembayaran sesuai dengan kesepakatan dan memberikan kemudahan proses pembayaran
- Sedang – jika pembayaran ada persyaratan yang cukup memberatkan
- Buruk – apabila syarat pembayaran sulit untuk dipenuhi perusahaan.
Setiap enam bulan dilakukan evaluasi ulang pemasok yang ada dalam daftar pemasok terseleksi. Evaluasi ini dilakukan dengan data actual mengenai:
- Jumlah bahan baku yang rusak
- Baik – jumlah bahan baku rusak selama 6 bulan < 5% dari total pembelian
- Sedang– jumlah bahan baku rusak selama 6 bulan < 10% dari total pembelian
- Buruk – jumlah bahan baku rusak selama 6 bulan > 10% dari total pembelian.
- Jumlah keterlambatan pengiriman
- Baik – keterlmbatan dalam 6 bulan = 0%
- Sedang – keterlambatan dalam 6 bulan < 5% dari total pengiriman
- Buruk – keterlambatan dalam 6 bulan > 5% dari total pengiriman.
- Pelayanan yang kurang baik
- Baik – 100% responsif
- Sedang – Ketika ada masalah terdapat satu atau dua masalah yang kurang responsif dalam penanganan
- Buruk – Ketika terdapat lebih dari dua masalah yang tidak ditanggapi secara responsif
Pemasok dengan status baik yang akan digunakan oleh perusahaan. Pemasok dengan status sedang digunakan sebagai pemasok cadangan. Sedangkan pemasok dengan status buruk diberikan peringatan secara tertulis, jika tidak melakukan perbaikan dapat dikeluarkan dari daftar pemasok terseleksi.
Bagian logistic melakukabn pemeriksaan kedatangan Bersama dengan bagian produksi. Pemeriksaan dilakukan baik dr segi jumlah dan juga kondisi fisik komponen dan fungsionalnya.
Hasil pemeriksaan dicatat pada form penerimaan bahan baku. Bahan baku yang tidak dapat diproses harus dipisahkan dan dikembalikan ke pemasok dengan menggunakan form return.
Bagian logistic melakukan stok barang untuk bahan baku yang diterima dan di simpan di ruang penyimpanan. Dilakukan pemeriksaan ruang penyimpanan secara berkala setiap bulan dan ditulis di form pemeriksaan kondisi ruang penyimpanan dan kartu stok.
Kinerja yang diukur adalah:
- Ketepatan waktu pengiriman dengan keterlambatan maksimal 1 hari
- Ketepatan jumlah bahan baku antara ruang penyimpanan dan data dari kartu stok.
Formular yang dibutuhkan:
- Purchase Requistion
- Purchase Order
- Daftar Distributor Terseleksi
- Form Penerimaan Barang
- Standar Penerimaan Barang
- Form Return
- Kartu Stock
- Kartu Pemeriksaan Gudang
Prosedur Produksi dan Pengujian
Tujuan dari prosedur ini untuk memastikan bahwa perusahaan dapat:
- Melakukan produksi sesuai dengan hasil rancangan
- Pengujian pada setiap produk
- Melakukan Tindakan perbaikan untuk produk yang tidak lolos pengujian
- Hanya produk yang lolos uji yang dapat melanjutkan proses selanjutnya
- Dokumentasi hasil pengujian
- Melakukan perawatan alat uji agar tetap valid
Prosedur Kalibrasi
Tujuan dari prosedur ini untuk memastikan:
- Kalibrasi alat ukur menjamin keakuratan proses pengukuran
- Dilakukan penyesuaian alat ukur sebelum digunakan
- Penyimpanan alat ukur untuk melindungi dari kerusakan atau penurunan kondisi yang menyebabkan ketidakakuratan alat ukur
- Memelihara catatan dan sertifikat kalibrasi alat ukur.
Manajer Teknik menetapkan alat ukur yang akan dilakukan kalibrasi internal atau kalibrasi eksternal. Kalibrasi harus mengacu ke standar nasional/internasional.
- Kalibrasi internal dilakukan dengan alat ukur ‘master’ oleh mekanik yang kompeten yang telah mendapatkan pelatihan kalibrasi. Apabila hasil kalibrasi internal tidak baik maka alat ukur harus diperbaiki terlebih untuk kemudian dilakukan kalibrasi internal Kembali. Apabila alat ukur tidak dapat diperbaiki maka alat ukur dipisahkan untuk tidak digunakan. Mekanik memberikan stiker status kalibrasi pada alat ukur yang telah dilakukan kalibrasi. Mekanik melakukan update daftar alat ukur sesuai status dan tanggal kalibrasi yang telah dilaksanakan.
- Kalibrasi eksternal dilakukan oleh Lembaga Kalibrasi Terseleksi yang ditunjuk melalui proses seleksi dan evaluasi pemasok. Apabila alat ukur sudah tidak dapat dikalibrasi, maka alat ukur tersebut dipisahkan untuk tidak digunakan. Manajer Teknik menyimpan sertifikat kalibrasi eksternal
Prosedur Penanganan Produk Tidak Sesuai
Tujuan dari prosedur ini untuk memastikan:
- Melakukan identifikasi dan Tindakan untuk menghilangkan produk yang tidak sesuai
- Memastikan pemeriksaan ulang setelah produk tidak sesuai diperbaiki
Dalam proses memastikan kesesuaian produk, mulai dari kedatangan dan proses interal lainnya dibuatah prosedur antara lain:
- QC singkatan dari Quality Control atau Kendali Mutu
- NCP singkatan dari Non-Conforming Product atau Produk Tidak Sesuai
- Produk Tidak Sesuai adalah penyimpangan atau deviasi terhadap standar dan persyaratan pelanggan atau persyaratan lainnya.
Prosedur Gudang
Prosedur ISO 9001 ini bertujuan untuk menjaga dan memastikan agar stok bahan baku di gudang mencukupi untuk kebutuhan proses produksi.
Bagian Gudang Material bertanggung jawab dalam menjaga stok material untuk keperluan produksi serta bertanggung jawab melakukan permintaan pembelian, penerimaan, penanganan dan pengeluaran material.
Permintaan Pembelian Material dilakukan dengan :
- Melakukan cek stok terhadap material di Gudang Material.
- Menganalisa dan membuat perencanaan terhadap kebutuhan material untuk proses produksi dalam satu periode tertentu atas permintaan produksi.
- Mengajukan Permintaan Pembelian Material kepada Bagian Pembelian
Penerimaan bahan dari pemasok dilakukan dengan tahapan berikut:
- Melakukan pemeriksaan terhadap jenis dan kuantitas material yang terdapat dalam Surat Jalan Pengiriman dan Surat Pesanan Pembelian dengan Kartu Kontrol Penerimaan Material.
- Untuk bahan tertentu dapat dilakukan pemeriksaan dan pengetesan terhadap kualitas bahan tersebut yang dilakukan oleh pihak produksi atau Kendali Mutu/QC.
- Menyiapkan Surat retur jika bahan baku tersebut tidak sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan.
- Jika barang yang diterima telah sesuai spesifikasi dan kuantitasnya, maka data barang tersebut dicatat dalam Kartu Stok bahan dan Bukti Penerimaan bahan.
- Menyerahkan Bukti Penerimaan bahan (surat jalan) ke Bagian Pembelian dan membuat salinannya sebagai arsip di Seksi Gudang Material.
Pengeluaran bahan baki dari gundang atau pengiriman, dilakukan dengan proses berikut:
- Penyerahan bahan baku dari gudan kepada bagian produksi dilakukan berdasarkan surat pengambilan material
- Seluruh pengeluaran bahan baku dicatat dalam kartu stok material dan form pengeluaran material
Konfirmasi order dari bagian produksi diarsipkan oleh petugas Gudang.
Prosedur Pengemasan dan Pengiriman Produk
Prosedur ini memastikan perusahaan dapat:
- Memberikan identifikasi produk
- Melengkapi dokumen spesifikasi produk
- Memberikan perlindungan selama proses pengiriman
- Melakukan pengiriman dengan tepat waktu.
Prosedur ini diterapkan untuk proses pengemasan dan pengiriman produk ke pelanggan. Untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 Identifikasi dan Mampu Telusur, Perlindungan Produk, Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Pengiriman.
Staf menyiapkan produk yang akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan Formulir Jadwal Pengiriman dan menuliskan pengeluaran produk yang dikirim ke pelanggan dalam Form Kartu Stok. Untuk pemuatan produk berdasarkan Form Delivery Order yang akan dikirim ke pelanggan.
Ukuran kinerja yang diukur diantaranya: Tidak ada keluhan pelanggan mengenai kelengkapan produk atau kemasan dan Pengiriman tepat waktu. Sedangkan dokumentasi yang perlu disiapkan antara lain: Form Pemeriksaan Kelengkapan Produk dan Packing List.
Prosedur Pengukuran Kepuasan Distributor
memastikan perusahaan melakukan pengukuran kepuasan Distributor sebagai salah satu pelanggan langsung dari perusahaan yang melakukan penjualan produknya melalui distributor. Prosedur ini memastikan perusahaan untuk:
- Untuk mendapatkan informasi apakah pelayanan yang diberikan telah sesuai
- Melakukan analisa dan menetapkan Tindakan untuk melakukan perbaikan pelayanan yang dinilai kurang oleh distributor.
Survey kepuasan pelanggan dapat dilakukan dengan cara:
- Wawancara
- Survey pertanyaan kuisioner
Prosedur Penagihan Pelanggan dan Pembayaran Pemasok
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perusahaan dapat:
- Mengajukan permohonan pembayaran kepada distributor dengan tepat waktu
- Melakukan monitoring piutang.
Bagian Keuangan membuat Surat Permohonan Pembayaran ke pelanggan. Surat Permohonan Pembayaran ditanda tangani oleh Direktur.
Bagian Keuangan memonitor pembayaran pelanggan dan piutang yang belum dibayarkan.
Di atas adalah contoh SOP Perusahaan Manufaktur berstandar ISO 9001:2015. Jika perusahaan Anda ingin melakukan implementasi ISO 9001:2015,maka perusahaan Anda wajib untuk mebuat Standar Operasional Perusahaan yang terdokumentasi.
Osi Konsultan sebagai konsultan Sistem Manajemen Mutu yang berpengalaman siap untuk mendampingi perusahaan Anda dalam proses pembuatan Standar Operasional Perusahaan, apapun jenis perusahaan Anda.